会社の新年会で初めての幹事!準備すべきことはコレ!


新年が明けたら、
そろそろ会社の新年会の到来です。

基本 CMYK

なかには、初めて会社新年会幹事
任せられた方もいらっしゃることでしょう。

初めてだったら、何から準備
始めたらいいのかわからないですよね。

そこで初めてでも、失敗せずにできる、
会社の新年会幹事をこなす方法を、
準備編」と「当日編」に分けて詳しくお教えします。

第1回目の今回は会社の新年会の幹事の
準備編」を詳しく紹介しますので
お楽しみに!

なお、忘年会幹事についても、準備することは
殆ど同じなので、参考できますよ♪

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幹事の役割とは?

幹事は、新年会忘年会パーティーなどの、
開催の段取りをする、重要な役目
成功は、幹事にかかっているといえます。

そして、幹事は、当日はほとんど表に出ない裏方です。

新年会の幹事は、当日のプログラムを円滑に進めるため、
事前に予定表を作り、役割分担を決め、余興を計画し、
簡単な進行表を作って、事前準備を進めます。

幹事がすることは、たくさんあります。
新年会が、成功するように、
まずは、必要なリサーチをしてください。

今年の新年会はどこで、何を食べたい?
先輩同僚から、意見アドバイスもらいましょう。

去年の新年会の幹事をした先輩に
今年の幹事になったのですがと、
相談してみます。

質問(例)

  • 去年はどんな店で、値段は?
  • 司会は、誰が良いか?
  • 去年は何人参加でしたか?
  •  

    すでに、これらを把握しているなら、
    リサーチはいりません。

    何もわからないところから始めるなら、
    このリサーチで、
    新年会のイメージをつかみましょう。

    初めてする会社の新年会の幹事!準備と流れ

    会社の新年会ですが、だいたい以下のような
    流れにそって準備を進めていきます。

  • スケジュールを立てる
  • 日にちと時間を決める
  • 予算を立てる
  • お店と料金を決める
  • 進行予定表を作る・更新する
  •  

    では、順に詳しく紹介していきましょう。

    スケジュールを立てる

    下の表を参考にして新年会終了後までの、
    スケジュール表を作ります。

    ■新年会スケジュール表の例

    日付 日数 内容
    H○年○月○日 35~20日前 開催日の決定
    35~20日前 お店の予約
    30~20日前 進行表たたき台作成
    20日前 案内メールの作成・案内メールを出す
    30~10日前 担当者割振り・担当者打診・了解
    進行表更新
    10日前 司会との打ち合わせ
    10日前 担当者用メモ作成
    当日、誰が何時何分に何をするか、持ち時間
    10日前 参加者確認メール
    9日前 名簿作成
    7~3日前 必要なものの買い出し・お店に確定人数連絡
    7~3日前 受付・会計打ち合わせ・写真係打ち合わせ
    当日 集めた会費を預かる・終宴後、忘れ物チェック
    お店への支払い・領収書・残金確認
    翌日 写真チェック・アルバムのアップ
    翌~3日後 お礼のメール・アルバムのお知らせ

     
     

    日にちと時間を決める

    候補日を挙げて、メールを送り、
    参加できる日を知らせてもらいます。

    年末に、1月の日程を決められないなら、
    前年の日にちを参考に、
    新年会の日時を決めます

    予算を立てる

    お店の1人当たりの料金の上限を、決めます。

    余興の道具やプレゼントを用意するなら、
    1人当たり、いくら上乗せが必要か、
    予想人数で、予算を組みます。

    ■予算の例

    注文品 単価 数量 単品計
    店の料理代2時間飲み放題 3,000円 25 75,000
    余興の道具 300円 25 7,500円
    人数25人(予定) 合計 82,500円

    お店と料金を決める

    新年会シーズンになると、
    多くのお店は予約でいっぱいです。

    年が明けてからでは、
    1月中に予約が取れないかも。

    年末に決めれば、心配ありません。

    お店は、ぐるなびやタウン誌で調べ、
    いくつかピックアップしましょう。

    そして、予算に合った料理や飲み物の
    コースを探しましょう。

    寒い季節ですから、鍋など
    温まる料理がいいですね。

    うっかり、忘年会と同様のメニューにしないように!

     

    予約は電話メールで、予定の日に
    新年会の予約ができるか、
    確認して予約を入れましょう。

    もし、時間があれば、
    お店に行って決めるのが、ベストです。

    お店に行けば、雰囲気
    接客態度もわかりますからね。

    また、お店の訪問ですが、
    混んでいる時間帯を避けていくことで
    新年会の部屋見られるかもしれません。

    人数に対して、あまり狭い部屋では
    困りますから、是非、確認しておきたいですね。

    毎年、新年会の店と料金が決まっているなら、
    今度の新年会の幹事です、よろしくお願いします。」と、
    顔を出して予約しましょう。

    予約内容を予約表にまとめておく

    予約決まれば、予約内容をまとめて、
    予約したのかすぐ分かるように
    予約表にしてまとめておきます。

    ■お店の予約表の例

    予約日 H○○年○月○日
    店名 ○○屋
    所在地 ○○市○町○○
    電話 ○○-○○○ー○○○○
    予約係名 ○○ ○○
    申込み人数 25人
    予算 一人○○○○円
    キャンセル可能日 ○日前H 年 月 日までならキャンセル料なし 
    それ以降 キャンセル料○○円
    予約内容 料理○コース フリードリンク2時間・座敷30人
    料理のメモ お通し、鍋、サラダ、刺身・・・など
    備考

     
     

    進行予定表を作る・更新する

    新年会の進行予定表のたたき台を作ります。

    時間、内容(すること)、担当者名(肩書き)を
    以下のように書いて表にしていきます。

    ■司会進行表の例

    時間 担当 部署肩書 内容
    18:00 1 司会 庶務課 司会あいさつ
    18:01 3 ○○朗 事業部長 新年あいさつ
    18:04 3 ○○雄 営業部長 乾杯
    18:07 25 司会 食事開始
    18:33 3 ○○亮 人事部長 新年抱負
     ・
     ・
     ・

     

    挨拶や乾杯の担当者は、誰が良いか、
    先輩や同僚に相談して、候補を表に書き込みます。

    こうして、第1(案)進行表たたき台を作ります。

    挨拶、乾杯、スピーチ、余興の
    候補者に、内容と持ち時間入れて
    お願いメールを送ります。

    OKなら確定、NOだったら、別の人に当たります。
    これを進行予定表に書き込んで、
    第2(案)、第3(案)と更新します。

    お願いしていく順番は、
    司会、②挨拶、③乾杯、④締めの人です。

    スピーチの人、余興の人、
    受付や幹事のサポートをしてくれる人は、
    同時進行で、お願いしていきます。

    新年会の幹事で気を付けるべきポイント

    この章では、幹事の仕事で失敗しない為に
    気をつけないといけないポイントを紹介しています。

    1.仕事はしっかりこなす

    仕事そっちのけで、
    新年会の新年会の準備してはいけません

    仕事も頑張り、きちんと毎日の業務をこなしつつ、
    合間に、効率よく準備しましょう。

    早くから、段取りし、行動すれば、
    準備に、余計に時間取られません

    2.スケジュール管理

    新年会スケジュール表の予定に沿って
    一つずつ確実に行動していきましょう。
    失敗はなくなります。

    これが、段取り上手な幹事になるコツです。

    3.名前と肩書きを再チェック

    当日の挨拶やスピーチなどの担当が決まったら
    名前と肩書きを再チェックします。

    司会が、挨拶する人の名前を読み間違える、
    肩書きを間違うのは、大変失礼なことです。

    この作業は、司会が司会進行表を作る際に、
    丸投げしてもかまいません。

    4.用意する物

    当日必要な物の、チェックリストを作ります。
    前日までに、ひとまとめにしておきます。

    参加者名簿、担当者の時間と持ち時間メモ(一人ずつ)、
    釣銭、釣銭内訳メモ、お金を入れるポーチ、電卓、
    司会進行表、余興に必要な小道具など。

    新年会の案内メールの文例

    プリント

    幹事は、挨拶や乾杯の依頼、
    司会との打ち合わせなど、
    沢山の人と、打ち合せメールのやり取りをします。

    できるだけ簡単に、短い文書で、
    用件を伝えましょう。

    まずはひな形を作っておいてから、
    全員宛の文と、個人宛の文を作ります。

    ひな形の相手名と役割を変えれば
    簡単にメールが作れます。

    新年会の案内メールは、
    仕事始めの日の午前中、
    または、翌朝に送りましょう。

     
     
    ■案内メールの文例

    件名:新年会のご案内

    あけましておめでとうございます。
    新年会の幹事、○営業課の○○です。

    社内の親睦を深め、
    大いに盛り上げたいと存じます。

    皆様、ご出席をお願します。

    参加確認:
    このメールに参加 欠席 と返信してください。

    日時:1月○日(○曜日) 午後6時~8時
    場所:○○屋
       URL
       住所
       Tel
    会費:   円

    今回は、アツアツのもつ鍋など、
    沖縄料理を堪能できるお店を予約しました。
    お楽しみに!

    以上

     
     

    おわりに

    年明けの職場が、活気づくように、
    会社の新年会を盛り上げるのは、
    幹事腕の見せ所です。

    お教えしたように、
    活用して準備を行えば、
    もう、大丈夫です。

    次回は、当日に幹事がすべきことや
    ポイントなどを詳しく紹介しますので
    お楽しみに!


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