プロに学ぶ!プレゼンテーション配布資料の作り方


社内、社外で、プレゼンテーションの際に
用いられる配布資料

作成簡単そうに見えますが、
いざ作成しようとしてみると、
どう書いていいのか悩んでしまう・・・。

あなたはそんな経験はありませんか?

purezentop

そこで、今日はプレゼンテーション
配布資料作り方の基本を例文と一緒に、
プロ目線で紹介していくのでお楽しみに!

★TOPICS

  • 配布資料はどのように使うのか?
  • プレゼンテーションの配布資料は論文と同じ
  • プレゼンテーションの正しい配布資料の作り方
  • 序論までの書き方
  • 本論の書き方
  • 結論の書き方
  •  
     

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    配布資料はどのように使うのか

    プレゼンテーションの配布資料どのように使うのか、
    あなたはご存知でしょか?

    プレゼンテーションの配布資料は、当日その場で、
    読み上げるための文書ではありません。

    プレゼンテーションする時はスライドでビジュアルに、
    文字や図表や写真などを見せながら
    について、なぜこの提案をするのかを説明します。

    プレゼンテーションは、相手に自分の提案結論を、
    理解納得して受け入れてもらうために行います。

    ですから、配布資料を読み上げる必要はないのです

    配布資料は、プレゼンテーション後に読んでもらい、
    提案や結論の根拠を、理解してもらうために作ります。

    当日その場で読んでもらうのではありません!

     

    プレゼンテーションの途中や終了後の質疑で、
    より詳しい説明求められた時には、配布資料の、
    該当するページを示し、説明するのに使います。

    つまり、配布資料はプレゼンテーション補完するために、
    念入りに、作成しておくものなのです。

    プレゼンテーションの配布資料は論文と同じ

    配布資料の構成は、論文の構成とほぼ同じで
    タイトル、要約、序論、本論、結論です。

    見出しを付けて、それぞれの文書をまとめます。

    プレゼンテーションは、戦略的主張を通す手段です。

     

    文書を書くには、起承転結が必要だといわれますが、
    プレゼンテーションの配布資料では、必要ありません

    プレゼンテーションの、配布資料について、
    文書の書き方を誤解している人が多いようです。

    証拠のない主観や予測は、書いてはいけません!

    自分が提案する結論に、相手同意させないと
    プレゼンテーションをする意味がありません

    プレゼンテーションの配布資料は、提案納得させ、
    同意誘導することに作り方の重点を置きます。

    だから、配布資料の作り方は、客観的な証拠を、文中に示し、
    何を調べ、どんな結果だったかを、論理的に書き、
    相手納得させる文書でなくてはいけません。

    スライドは、配布資料の抜粋で、
    視覚的に提案内容を理解させるものです。

    スライドで、相手に見せるのは、もっとも大事な、
    提案に導くコピーや、根拠となるデータと結論です。

    スライドにないデータ、参考資料、写真、図表や図面も、
    配布資料に入れ、詳しい説明を加えて作ります。

    プレゼンテーションの正しい配布資料の作り方

    siryou

    それでは、早速プレゼンテーションの配布資料の作り方を
    以下に分けて例を交えて説明していきますね。

    序論までの書き方
    本論の書き方
    結論の書き方

    序論までの書き方

    タイトル、またはテーマを最初に書いたら、
    要約で提案の目的、結論を導き出した経過と証拠、結論
    簡潔に述べます。

    配布資料の冒頭で、どんな結論へむけての説明なのか、
    はっきりと示すことが重要です。

    結論は、後回しにしないことが鉄則!

     

    はじめ結論を書くことで、相手は結論に集中し、
    プレゼンテーションの配布資料に目を通します。

    序論とは、結論を導くための入り口です。

    核となる、プレゼンテーションの論点を示す前に、
    なぜ何のために何が目的かを書きます。

    序論では、導入文、問題提起、仮説などを、簡潔に書き、
    相手に、プレゼンテーションの、全体像を把握させます。
    これが、配布資料の作り方の、コツなのです。

    ■序論の例

    導入文例1
    〇年の新入社員は、男女100名となる。新人教育のカリキュラムを組むにあたり、文書力が落ちている若者の、ライティングスキルをアップするために・・・。

    導入文例2
    当社において、新タイプのハイブリッド車の企画を進めてきた。性能、燃費、見込み客の多い中高年層のニーズに迫った、注目のデザインに・・・を行った。

    問題提起の例
    当社の〇期決算において、〇部門の売り上げが、大幅に落ち、業績悪化が、深刻化した。〇部門の事業計画を見直し、事業を立て直すためには・・・を調べた。

    仮説例1
    スマートフォンは、若い世代を中心に普及が拡大し、〇年には、〇人に及ぶとの、S社の発表があった。御社の開発した〇アプリの普及予測率を・・・で検証した。

     
     

    本論の書き方

    本論は、もっとも重要な、説得のための構成文書で、
    結論を導き出した理由検証をする部分なのです。

    だから、結論に導く説明以外は必要ありません

    ここが、プレゼンテーションの配布資料の作り方のキモです。

    結論を引き出すのに必要な観点から調査や実験をし、
    データを分析した結果を小見出しごとに書きます。

    小見出しの数は、検証結果の数なので、
    説得力を持たせるには3~6ぐらい必要です。

    リサーチを行ったら、このような結果が出た、
    比較実験や統計解析をした結果がどうだった
    論文や資料を調べた結果、何がわかったかを書きます。

    そして、具体的な証拠やデータ、写真、グラフ、例を、
    配布文書に挿入し、自分が提案する結論に導きます。

    ■本論の例

    【例1】
    採用決定者100名に、文書スキルをはかる、試験を行った。
    その結果70%は、実用文の書き方を知らないとわかった。
    また、ほとんどが、自分の主観で・・・だった。

    その結果、新人の、実用文の書き方スキルを磨くため、
    ○社の提供する教材(資料3)を用い、研修期間中に、
    次のカリキュラムの導入が、有効であると結論した。

    【例2】
    新ハイブリッド車の性能と燃費の向上に関し、
    技術開発第1部において、A、B、Cタイプのエンジンで、
    次の条件下で、次の・・・の実験を行った。

    実験1の結果では、Bタイプにおいて、〇千回の試動で、
    外的要因である、温度、天候、傾斜度にかかわらず、
    安定した燃費の向上が保たれ・・・。

    実験1~7の結果は、表〇番に示した。
    これらの実験結果より、・・・となった。

    【例3】
    〇部門の業績悪化の原因を、調べるために、
    取引先からの受注数と、他社製品価格との比較、・・・を
    ○をもとに、調査した。その結果・・・であった。

    【例4】
    スマートフォンの購入について、10代から40代の人に、
    ウェブ上でアンケートを行い、データを分析した。
    回答者10000名中、1年以内に、新規購入したいと、
    回答したのは、10代では、〇%、20代は〇%であった。

    回答を解析したグラフが、図2であり、
    〇年後までの、年代別の人口の推移より、これからの、
    御社アプリ搭載機の予想普及率は・・・と試算された。

     
     

    本論では、このように具体的な数字を用いた、
    検証の結果から導いた結論を書くのが、
    プレゼンテーションの配布文書の作り方のコツです。

     
     

    結論の書き方

    プレゼンテーションの配布資料の結論は、
    本論の各小見出しの結果のまとめから、
    提案内容ズバリと書くことで目的を果たします。

    結論では、くどい説明は必要ありません。
    端的に結論、つまり提案内容を書くのがコツです。

    これが最も良い方法であると、書けば良いのです!

    最後に

    プレゼンテーションの配布資料の作り方には、
    文書スキルは、ほとんど必要ありません

    自分の提案を相手を納得させるために、
    必要なことだけを、具体的にデータ数字を示して、
    検証結果から結論はこうですと、書けばよいのです。

    配布資料を書き始める前にプレゼンテーションの、
    目的と、結論を書き、配布資料の目次を作り、
    書くべき内容、入れる図表を箇条書きにします。

    これに沿って、プレゼンテーションの配布資料の、
    文書を書けば、説得力のある配布資料が作れます。

    最後に誤字脱字がないか、
    しっかりチェックしてくださいね


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